六安市叶集区机关事务管理服务中心关于印发《六安市叶集区机关事务管理服务中心档案管理制度》的通知

各股室：

现将《六安市叶集区机关事务管理服务中心档案管理制度》印发给你们，请认真执行。

六安市叶集区机关事务管理服务中心

2024年8月12日

六安市叶集区机关事务管理服务中心档案管理制度

一、档案整理（立卷）归档制度

1. 归档原则：文书、音像、实物档案材料由各股室负责收集齐全，移交档案室。科技、专业档案由相关股室整理编目后，向档案室移交。任何人不得将档案和档案材料据为己有、拒绝归档。

2. 归档范围：凡属职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、音像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围，具体内容详见《六安市叶集区机关事务管理服务中心档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表》。

3. 归档时间：每年1月底前将上年度文书、音像、实物档案材料和科技、专业档案向档案室移交。所有门类档案均在4月底前规范整理，待区档案局（馆）检查并整改后归档。会计档案在会计年度终了后，可暂由财务股室保管一年，期满后由财务股室编制移交清册，移交档案室统一保管。电子档案随办随归。

4. 归档要求：归档文件材料一般要求是原件，并且必须齐全、完整、准确、行文规范、书写工整、字迹清晰、签署手续完备。手写材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。打印件采用激光打印机。电子文件的脱机载体使用光盘。归档的照片要附简要说明（时间、地点、人物、事由、拍摄者），归档的录音、录像档案材料也要附简要说明（时间、地点、人物、事由、摄录者、时长、文件大小）。电子文件要求真实、完整，并准确说明配套的软硬件环境，且使用标准化的文件格式。

5. 移交与归档手续：各股室档案或档案材料移交档案室时，要履行交接手续、填写交接清单，交接双方在清单上签字，以备查考。

二、档案保管制度

1. 各门类档案实行集中统一管理，由单位档案室履行保管职责，办公室主任履行领导职责。

2. 档案资料的收进和移出要及时登记，档案员要建立健全档案工作基本情况台账。

3. 档案员要定期检查档案保管状况，对破损的档案要采取及时修补、复制等措施进行抢救。

4. 会计门类专业档案在会计股室存放一年后，要向档案室移交。

5. 各门类档案要用金属五节柜存放，不能用玻璃门柜、木柜存放。会计凭证档案最好要用凭证柜保管。

6. 档案不能胀盒，不能挤放，不能叠放。

7. 档案不得与其他工作台账资料及杂物混放。

三、档案利用制度

1. 本单位人员因工作需要，经档案工作分管领导同意，可查阅档案室保管的档案。

2. 外单位查阅档案，需持单位介绍信，并经本单位主要负责人审批后方可查阅。

3. 档案一般限定在阅档室使用，确因工作需要借出使用，必须经档案工作分管领导批准，并限期归还。

4. 查（借）阅档案，必须履行查（借）阅登记手续，并及时向档案室反馈利用效果。档案人员应做好档案利用情况的记录和统计。

5. 利用人员必须爱护档案，不得私拆、损坏、污染、涂改档案。

6. 凡需要复制、摘抄的档案，必须加盖公章，方可有效。

四、档案统计制度

1. 档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及相关法规要求。

2. 档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台账，档案工作人员要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计工作。

3. 档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性，不得随意更改。

4. 统计数字要准确、真实，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹要工整、清楚。

5. 档案员要定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，更好地认识和了解档案管理的现状，掌握工作规律，提高管理水平。

五、档案鉴定与销毁制度

1. 本单位要定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置。鉴定工作由档案工作分管领导主持，办公室会同相关股室有关人员组成鉴定小组共同开展。

2. 鉴定结束后，要形成鉴定工作报告。对仍需继续保存的档案，重新划定保管期限并做出标注；对无保存价值的档案，按规定予以销毁。

3. 经鉴定可以销毁的档案，按照以下程序销毁：

——档案室编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容，报请档案工作分管领导审核批准。

——档案工作分管领导、办公室主要负责人、相关股室负责人、档案室经办人、相关股室经办人在档案销毁清册上签署意见。

——办公室组织档案销毁工作，并与相关股室共同派员监销。监销人在档案销毁前，按照档案销毁清册所列内容进行清点核对；档案销毁后，在档案销毁清册上签名或盖章。销毁清册永久保存。

4. 电子档案和档案数字复制件需要销毁的，除在指定场所销毁离线存储介质外，还应当确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除。销毁时要留存电子档案和档案数字复制件元数据，并在管理过程元数据、审计日志中自动记录销毁活动。

5. 涉密档案的销毁，要按照《国家秘密载体销毁管理规定》办理。

六、档案保密制度

1. 全体工作人员都必须严格遵守保密纪律、执行保密法规。

2. 本单位档案一般不得外借，只限在阅档室查阅。如确需借出，必须经档案工作分管领导批准；利用者不准向无关人员谈论泄露有关查阅内容，以确保档案安全。

3. 查阅保密档案，必须严格执行审批手续，非经本单位档案工作分管领导批准不得调阅。

4. 档案员、兼职档案工作人员不得将档案带到公共场所，不得将档案带回家中，不得与无关人员谈论档案内容。

5. 对保密档案或未经领导批准利用的档案，档案员不得擅自提供和扩大使用范围。

6. 如发生泄密事件，档案员必须及时向办公室主要负责人、档案工作分管领导报告，并迅速采取补救措施。待事件办结后，要追查相关责任人员的责任，依法依规进行处理。

七、档案安全管理制度

1. 档案安全管理在档案工作分管领导领导下，由办公室主任组织实施，档案员具体承办，切实做到“十防”到位。

2. 档案工作分管领导要每年组织一次应急演练（含消防演练），提升应急处置能力。

3. 档案员要定期开展档案安全检查，全面深入排查风险隐患和存在问题，及时整改。

4. 根据气候、气温变化，档案员要定期做好库房通风、温湿度调节、除尘、防霉等工作，确保档案实体安全。

5. 档案员要每月检查库房门窗电，发现问题及时处理。

6. 档案员要使用专用且不连网计算机、打印机、存储介质等信息设备进行档案整理、归档、查阅、利用、统计工作，确保档案信息安全。

7. 严格遵守服务外包管理规定。档案员要认真组织填写《档案服务外包工作报备表》和《档案服务外包安全保密承诺书》，并向区档案局报备，确保档案实体和信息安全。

8. 档案员离岗时，必须在离岗前办好档案和资料清点交接手续。涉密档案员的调离应当按照国家有关保密法律法规执行。

八、档案库房管理制度

1. 档案库房由档案员专人管理。非库房管理人员，未经领导批准，一律不准进入库房。

2. 档案员要定期对防盗门窗、监控设备、消防器材等进行检查，确保库房安全。

3. 档案员要注意防虫、防鼠，档案资料柜架内应放置防霉驱虫药物。如在库房内发现霉、虫、鼠，要立即报告并采取措施予以灭除。

4. 档案员要对库房内温、湿度进行测试，并做好记录。温度应控制在14-24度之间，湿度应控制在45-60％之间。要根据气候变化情况，随时开启相关设备调整温、湿度。

5. 档案员要定期检查库房内档案资料的保管状况，保证档案资料的安全；发现问题应及时向办公室主任、档案工作分管领导报告，以便改进和补救。

6. 档案员要定期打扫库房，保持库房的清洁卫生，做到库房、柜架无积尘、无杂物，整洁卫生。

7. 档案员要随时关闭库房门窗，下班时必须落锁。

九、档案设施设备管理制度

1. 档案库房及档案设施设备由档案员专人管理。

2. 档案员应定期对档案设施设备进行卫生保洁。

3. 档案员应定期对档案设施是否完好进行检查。

4. 档案员应定期对除湿、恒温、防磁、文印等设备进行运转测试，确保正常运行。

5. 档案员应定期对保密专用设备进行安全维护，杜绝泄密事件发生。

6. 档案员应定期对消防设备进行维护和更换，确保消防设备安全、有效使用。

7. 档案员发现设施设备损坏、不能正常使用和不符合保密规定等情况，应及时向办公室主要负责人和档案工作分管领导汇报，以便及时处理。

8. 办公室主任应定期对档案设施设备安全保密及使用维护情况进行监督抽查。

9. 档案工作分管领导应及时协调解决档案设施设备有关问题，确保档案设施设备始终处于安全使用状态。

十、档案进出库房登记制度

1. 档案出入库必须严格履行审批手续，档案员应做好保存工作。

2. 新接收、调出、归还入库的档案，档案室须逐卷逐件对照档案文件目录清点检查，以卷（件）为单位办理移交手续。

3. 在清点检查中发现卷（件）内有缺件和其他情况，须在盒内备考表中填写清楚。

4. 档案员工作调动，原档案员和新档案员须以卷（件）为单位清点，办理交接手续，办公室主任为监交人。

附件 六安市叶集区机关事务管理服务中心档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表

附件

六安市叶集区机关事务管理服务中心档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表